Ochrana osobních údajů

VŠEOBECNÉ ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ společnosti SEVARON s.r.o.

Tyto všeobecné zásady ochrany osobních údajů (dále jen „zásady“) stanoví principy, na jejichž základě zpracováváme nejenom Vaše osobní údaje. Všichni zaměstnanci a ti, s nimiž sdílíme Vaše osobní údaje, musí dodržovat stejná nebo přísnější pravidla, než která uvádíme níže.

SEVARON se zavazuje chránit informace, které nám svěřili naši zákazníci, zaměstnanci, partneři, dodavatelé a prodejci. Shromažďujeme a používáme osobní údaje zejména k plnění obchodních funkcí a k poskytování kvalitních produktů a služeb péče našim zákazníkům.

Tyto zásady platí pro všechny osobní údaje v jakémkoli formátu nebo médiu vztahující se ke všem zaměstnancům, zákazníkům, prodejcům a ostatním, kteří obchodují se společností SEVARON.

Typy osobních údajů, které shromažďujeme a zpracováváme

Za osobní údaje považujeme jakékoli informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. V závislosti na Vašich vztazích s námi shromažďujeme a zpracováváme různé typy osobních údajů od zaměstnanců, dodavatelů, kandidátů, zákazníků, potenciálních zákazníků a prodejců.

Typy osobních údajů, které shromažďujeme:

Zákazníci a dodavatelé: jméno, příjmení, datum narození, adresa, tel. číslo, bankovní spojení, daňové a finanční informace, kontaktní informace na odpovědné osoby, informace o našem obchodním vztahu, informace o množství a typu odebraného zboží a služeb.

Zaměstnanci a kandidáti: jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, adresa, tel. číslo, bankovní spojení, daňové a finanční informace, kontaktní informace na odpovědné osoby, počet dětí, dosažené vzdělání, údaje o zdravotním stavu, o personálním spisu, lokační údaje, lokalizační údaje, údaje vyžadované právními předpisy, údaje o zaměstnání a historii, výhody, kompenzace, výkonnosti.

Naše politika vůči dětem

Naše služby nejsou zaměřeny na děti. Vědomě nezískáváme osobní údaje od dětí. Pokud rodič nebo opatrovník zjistí, že jeho dítě poskytlo naší společnosti osobní údaje bez jejich souhlasu, obratem nás kontaktujte. Pokud zjistíme, že se dítě zaregistrovalo na službu a poskytlo nám osobní údaje, tyto informace z našich souborů odstraníme.

Zdroje osobních údajů

SEVARON zpracovává různé typy osobních údajů k provádění každodenní obchodní činnosti. Při shromažďování a používání osobních údajů používáme mimo jiné zásadu minimalizace dat, která zajišťuje, že shromažďujeme pouze nezbytné informace a nezbytné osobní údaje, informujeme subjekty osobních údajů a vyžádáme souhlas se zpracováním osobních údajů tam, kde je to nutné.

Některé z těchto osobních údajů jsou shromažďovány přímo od Vás v následujících situacích, kdy např.:

požádáte o pozici u naší společnosti;

vyjednáváme a/nebo uzavíráme smluvní vztah;

poskytujete nám jakýkoli typ služby jako poskytovatel nebo dodavatel;

když vám poskytneme jakýkoli typ služby, produktu

Použití a účely osobních údajů

Účely, pro které zpracováváme Vaše osobní údaje, se mohou lišit v závislosti na typu vztahu, který máte s námi, například pokud jste jedním z našich zaměstnanců, zákazníků nebo partnerů. SEVARON vždy zpracovává osobní údaje podle principu účelového omezení. Použití osobních údajů pro jiné účely by mělo být konzistentní s původním účelem získání a nesmí být proti Vašemu očekávání ve vztahu k ochraně osobních údajů, jinak si vyžádáme Vaše oprávnění či souhlas.

Zaměstnanci a kandidáti: pokud se ucházíte o zaměstnání, používáme Vaše osobní údaje k tomu, abychom Vás mohli považovat za zaměstnance a spravovat Vaši žádost a/nebo účet. Máte-li pracovní vztah s SEVARON, používáme Vaše osobní údaje pro rozvíjení našich smluvních vztahů, pro provádění hodnocení výkonu a dodržování zákonných povinností, včetně daňových a pracovních předpisů.

Zákazníci: využíváme informace našich zákazníků k udržování našich obchodních vztahů, k zajištění řádného fungování každodenního podnikání, k dodržování daňových a jiných předpisů, ke správě prodeje a marketingových aktivit, zasílání obchodních sdělení a reklam, poskytování slev či jiných výhod, k vymáhání pohledávek.

Potenciální zákazníci: informace od potenciálních zákazníků slouží k tomu, aby bylo možné reagovat na žádosti o informace, produkty nebo služby a pro marketingové aktivity.

Dodavatelé: pokud máte obchodní nebo profesní vztah s SEVARON, použijeme Vaše osobní údaje k udržování a rozvoji našich obchodních vztahů s Vámi, dodržování daňových a jiných předpisů.

Můžeme také využít osobní údaje našich zaměstnanců, zákazníků, dodavatelů pro jiné účely založené na našich oprávněných zájmech, jako je například analýza odběrů, vývoj produktů, vytváření statistik, to vše pouze v případě, kdy se jedná o prokazatelný oprávněný zájem ve smyslu příslušných právních předpisů.

Právní základ pro shromažďování a používání údajů

SEVARON zpracovává osobní údaje jen tehdy, když existuje spravedlivý a právní základ pro jejich zpracování, například když je zpracování osobních údajů nezbytné pro plnění smlouvy, pro plnění našich oprávněných zájmů, pro plnění zákonných povinností nebo když máme Váš výslovný souhlas.

Informace, které shromažďujeme, když s Vámi uzavřeme smlouvu nebo vstoupíme do obchodního vztahu, je nutné zpracovávat vzhledem k plnění našeho smluvního vztahu a dodržování právních závazků. Například v návaznosti na některé daňové zákony, předpisy proti podvodům, apod. Bez požadovaných povinných informací bychom s Vámi nebyli schopni spolupracovat.

Marketingové aktivity, tedy reklama nebo zasílání obchodních sdělení, musí vycházet z Vašeho souhlasu nebo z existujícího obchodního vztahu s námi.

Retenční doby

Uplatňujeme zásadu časově omezeného zpracování osobních údajů tak, abychom uchovávali osobní údaje v našich záznamech pouze po dobu potřebnou ke splnění účelu, pro který byly osobní údaje shromážděny. Neuchováváme a nepoužíváme osobní údaje déle, než je nutné. Nezbytná doba uchování osobních údajů závisí na konkrétních okolnostech, jako jsou například předpisy, které vyžadují uchování informací po určitou dobu a promlčecí lhůty.

Doba uchovávání závisí na kontextu, ve kterém zpracováváme data, jako jsou údaje budoucích zaměstnanců nebo údaje o zaměstnancích po ukončení pracovního poměru. Doby uchovávání jsou stanoveny s ohledem na legitimní obchodní účely SEVARON a podle místních předpisů.

Předložení třetím stranám

Vaše osobní údaje nepředáváme třetím stranám.

Zabezpečení

SEVARON s.r.o. se zavázala k dodržování všech principů ochrany osobních údajů, zejména principu bezpečnosti, důvěrnosti a integrity.

Provádíme opatření, abychom zajistili ochranu všech informací získaných od subjektů osobních údajů, a to pro předejití neoprávněného přístupu a používání. Pravidelně kontrolujeme bezpečnostní opatření. Zabýváme se bezpečným zpracováním Vašich osobních údajů a zaváděním konkrétních technických a organizačních opatření, která zabrání tomu, aby osobní údaje, které uchováváme, byly náhodně nebo úmyslně ohroženy.

Více informací

Provádíme také vyhodnocování rizik informací, zajišťujeme, aby naši zaměstnanci chápali důležitost ochrany osobních údajů a zodpovědně řídíme přístupová práva v rámci společnosti. Provádíme jak fyzickou bezpečnost, tak bezpečnost IT v našem přístupu k zabezpečení dat. Vynaložíme přiměřené úsilí, abychom oznamovali jednotlivcům a dozorujícím úřadům, tak jak to vyžaduje zákon, pokud se důvodně domníváme, že osobní údaje či informace byly odcizeny, zveřejněny, pozměněny nebo porušeny neoprávněnou osobou. Vytváříme a udržujeme protokol o hlášení porušení a protokol o hlášení.

Vaše práva a možnosti ochrany osobních údajů

Transparentnost a právo na informace: poskytujeme upozornění našim zaměstnancům, zákazníkům, dodavatelům, prodejcům a ostatním o tom, jak v okamžiku shromažďování osobních údajů používáme osobní údaje. Toto oznámení o ochraně soukromí také v konkrétních případech zveřejňujeme za účelem větší transparentnosti.

Právo na přístup, opravu, omezení zpracování a vymazání: poskytujeme subjektům údajů přístup k jejich osobním údajům, pokud to vyžadují platné právní předpisy nebo Vaše žádost. Navíc opravíme osobní údaje, pokud jsou nesprávné, nepřesné či neúplné.

Zajistíme Váš přístup k osobním údajům. Znamená to tedy, že nás můžete kdykoliv požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou naší společností zpracovávány, a pokud zpracovávány jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou předávány či zpřístupněny, po jakou dobu je budeme zpracovávat, zda a jak uplatníte právo na jejich opravu, výmaz, omezení zpracování či jak a kde můžete vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů. Budeme Vás informovat, odkud jsme Vaše osobní údaje získali a zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování.

Zajistíme Vaše právo na výmaz Vašich osobních údajů, což znamená, že jsme povinni vymazat Vaše osobní údaje pokud (a) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (b) zpracování je protiprávní, (c) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (d) nám to stanovuje zákonná povinnost. Výjimkou jsou případy, kdy je nutné Vaše osobní údaje uchovat pro splnění právních povinnosti, z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví nebo např. pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Zajistíme Vaše právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů, tedy tak, že dokud nebudou vyřešeny jakékoliv sporné otázky týkající se zpracování Vašich osobních údajů, musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů. Omezíme zpracování osobních údajů, pokud popíráte jejich přesnost, zpracování je protiprávní a odmítnete výmaz osobních údajů, Vaše osobní údaje již nepotřebujeme, ale potřebujeme je pro výkon nebo obhajobu právních nároků nebo v případě Vaší oprávněné námitky proti zpracování Vašich osobních údajů.

Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

Právo kdykoli vznést námitky a odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů: u všech marketingových materiálů se můžete kdykoliv a bezplatně odhlásit. Právo vznést námitky vůči jiným zpracovatelským činnostem bude vyváženo, aby se zajistilo, že nebude neslučitelné s právními předpisy nebo s oprávněnými zájmy SEVARON.

Odmítnutí marketingové komunikace: můžete kdykoli odhlásit zasláním emailu na adresu info@sevaron.cz

Chcete-li uplatnit zbývající práva: Zašlete svůj požadavek na regulatory@sevaron.cz. Reakci od nás obdržíte co nejdříve, nejpozději do 72 hodin od jejího obdržení. Pokud z nějakého důvodu potřebujeme tuto dobu prodloužit, budeme vás kontaktovat.

Změny v těchto zásadách

Vyhrazujeme si právo kdykoli změnit tyto zásady a související obchodní praktiky. O všech změnách Vás budeme řádně informovat.

Změny v těchto zásadách Vám budou oznámeny e-mailovou komunikací. Dáme Vám příležitost vyjádřit Váš souhlas se zpracováním vašich údajů pro různé a nové účely, nebo Vás budeme v každém případě informovat o právním základu tohoto zpracování, pokud není nutné udělovat výslovný souhlas.

Kontaktní informace

V SEVARON s.r.o. jsme zavázáni uplatňovat tuto zásadu a princip zodpovědnosti. Z tohoto důvodu máte-li jakékoli obavy nebo otázky týkající se používání vašich osobních údajů, kontaktujte nás: regulatory@sevaron.cz nebo info@sevaron.cz